No Sound and no Baloon Notification in Outlook 2010

[Is it crap or feature]

Hi there,

it is deeply impressive to see and feel the degradation switching from a real exchange to open xchange. At least it feels like a degradation.

As i first saw the web interface i said to my self: Well, the tree has a structure and ordering i don't understand, the contacts area is not well thought (photos will be shown only on mouse over etc.) and the ui does not remeber it's last status after login/logout - anyhow it does cost less and has (in theory as we will see later) the ability to mimic a exchange server and active sync.

After using the Microsoft Outlook Uploader which is not smart enough to sync mails, i got (hopefully) all my mails (>150.000) and other items at the new place. Fine. I installed the latest-greatest oxtender for outlook and hoped to be ready to keep on working.

But i ask the community and the developer what is it worth to have a middleware for syncing if essential and critical functionality like the notification about new incoming mail is not available and if syncing seems to happen randomly and not if a new mail receives or on a configurable interval.

To complete this desaster, the contact photos are not synced - regardless if it is a smartphone or a outlook client. On the web client side, XING does not work.... Really great :-/

Writing this i feel anger. Anger because open xchange including all its nice tools and oxtenders is nearly useless if i need a smartphone on my table to get a notification about new incoming mails 10 minutes or more before they become visible in outlook. And this leads me to the question why this happens or better: Why did the QA-Team not complain about this before the software was released to the wild.

Currently i'm in the mood to pay 3 EUR more per month and switch back to microsoft exchange: It still has disadvantages, but it has one killer feature: It works most of the time as expected. But maybe it's the anger... Maybe someone has a fix for this or maybe i am too stupid to install and use the oxtender ...

I would be very thankful for a solution.

[Martin Heiland]

Hi,

thanks for the feedback. In regards to the concrete question you've pointed out: Notification bubbles are managed by Outlook as well as the sound notification is. OX does not manipulate the user interface of Outlook but cares about synchronizing your data in and out of it.

As a member of the QA team, i can tell you that we're testing our parts of the software and the whole user experience very carefully. However, as a software vendor, we have limited influence to third party components. No matter how hard we complain about certain issues. Outlook works best with Microsoft Exchange. No doubt about that. Third party integrations are not considered first-class citizens.

In this case, there is not a lot of information to point to a specific reason. All in all it looks like push functionality is not correctly working at your providers infrastructure. Feel free to contact me directly with the name of your OX host and i'd talk to people that may review the corresponding setup. OX as a service can only do a good job if it's operated properly, which does not seem to be the case completely here. Push with OX and Outlook works very quick when being implemented correctly.

Cheers,
Martin

[Is it crap or feature]

Hallo,

ich versuch's mal auf gut Glück in deutscher Sprache...

Vielen Dank erst einmal für die schnelle Reaktion und das Bemühen, mir zu helfen. Ich bitte aber um Verständnis, das ich nicht öffentlich meinen Hoster oute. Ich arbeite seit vielen Jahren immer wieder mit ihm zusammen und war - bis auf diese Open XChange-Geschichte - stets zufrieden. Ihn hier zu nennen, könnte ein falsches Bild erzeugen...

Ich glaube aber nicht, das es alleine eine serverseitige Konfigurationsangelegenheit ist, da die Web-Oberfläche selbst - bis auf ein paar Punkte - ganz gut funktioniert und der Push (zumindest bei meinen testweise konfigurierten Smartphones) auch funktioniert. Mir scheint das Problem hauptsächlich vom OXtender auszugehen. Aber das ist nur eine subjektive Meinung ohne vorher einen Blick auf den Code geworfen oder seine Funktionsweise genauer analysiert zu haben...

Leider ist es so, das die Kombination Outlook 2010 (32 Bit) unter Windows 8 Pro (64 Bit) mit dem neuesten Oxtender 2 und Open XChange 6 nicht zufriedenstellend arbeitet. Auch mit verschiedenen mobilen Endgeräten - z.B. Apple iPhone mit iOS 6.1, HTC Android (4) Smartphone, Nokia Windows Phone 8 - ist das Ergebnis überhaupt nicht befriedigend. Das möchte ich kurz begründen:

1. Kontaktbilder werden weder über den OXtender nach Outlook synchronisiert noch hatte ich den Eindruck, das lokale Änderungen vom Open XChange Server angenommen worden sind.

2. Zumindest via OXtender ist eine deutlich wahrnehmbare zeitliche Verzögerung bei der Zustellung wahrnehmbar. Auf dem Smartphone hat der Push längst ausgelöst, während der Desktop noch vor sich hin döst...

3. Outlook zeigt bei eintreffenden Mails weder die übliche Benachrichtigung noch wird ein Ton abgespielt - und das ausschließlich beim via OXtender konfigurierten Postfach - die parallel konfigurierten 5 weiteren Postfächer arbeiten wie gewohnt. Löschen (auch der Dateien) und neu anlegen brachte keine Besserung.

4. Während des Syncens tauchen plötzlich Dinge wie "Suggested Contacts", "Contacts" und "Kontakte" auf, ohne das sich mir deren Sinn erschließt oder sie einen Nutzen erkennen lassen.

5. Während einer Testphase von knapp 12 Stunden ist der OXtender 5 mal komplett eingefroren - auch das Schließejn von Outlook war nur noch via Taskmanager möglich.

6. Konfigurieren lässt sich via Mail-Steuerung von Windows und auch via Outlook kein direktes Datenfile für den OXtender. Er assoziert zu irgendeinem Zeitpunkt das Standard-Datenfile und werkelt dann weiter. Verstehen muss man das nicht.

7. Der OXtender zeigt sich als "Persönlicher Ordner". Ändern lässt sich das nach bisherigen Erkenntnissen nicht. Das kann man mögen, muss man aber nicht.

8. Während der (außergewöhnlich lange dauernden) Sync-Phase geschriebene und versendete E-Mails tauchen weder in der Outbox noch in "Gesendete Objekte" und auch nicht beim Empfänger auf. Wartezeit bisher: 4 Stunden.

9. Mailfilter, Passwort und Abwesenheitsbenachrichtigung sind im Add-In-Ribbon ausgegraut und lassen sich bisher auch nicht aktivieren.

10. Die Web-Oberfläche bietet verschiedene Features. U.a. auch XING-Abos im Kontaktbereich. Das funktioniert überhaupt nicht und bricht reproduzierbar mit Fehlern ab.

11. Die Web-Oberfläche merkt sich nicht, wie ich sie zuletzt hinterlassen habe - sie springt nach jedem An- und Abmelden stumpf und tumbe wieder auf Default und dieser Default lässt sich nur spartanisch konfigurieren.

12. Die Ordner-Reihenfolge in der Web-Oberfläche empfinde ich als wenig praxisorientiert, um es freundlich asuzudrücken.

13. Die Option "Bild des Senders anzeigen?" funktioniert nicht. Es wird nie ein Bild angezeigt. Egal, was eingestellt ist.

14. Die Web-Oberfläche kann nicht sinnvoll mit S/MIME umgehen. Nicht einmal eine Prüfung von Signaturen findet statt.

15. Die Session der Web-Oberfläche stirbt zuweilen im Hintergrund, während eine längere E-Mail verfasst wird - auch dann, wenn automatisches Speichern aktiv ist.

16. Ich verstehe nicht, weshalb ich mit der Maus über einem Kontakt hovern muss um Bild und Daten in halbwegs manierlicher Aufbereitung zu sehen, obwohl genügend Bildschirmfläche vorhanden ist. Weshalb erfordert die Darstellung nicht gleich ordentlich?

17. Die Suchfunktion kann nur bei ausgesprochen geringen Ansprüchen befriedigen.

Ich habe mittlerweile aufgegeben, mich über diese Punkte zu ärgern und weitere Fehler oder Ungereimtheiten zu notieren. Für mich steht mittlerweile fest, das entweder bei der QA andere Prioritäten bestehen, ggf. die Testumgebungen optimierungsfähig sein könnten und für mich und meine Bedürfnisse Open XChange derzeit in einem Status ist, den ich weder akzeptieren kann noch akzeptieren will. Nicht für lau und ganz sicher nicht für Geld.

Die Konsequenz ist jedoch tragisch, da der Hoster - dessen Namen ich nicht öffentlich im Forum nenen werde, da er ansonsten gute Qualität abliefert - keine Ausweichmöglichkeit anbieten kann. Also neben der Rückwärtsmigration auf Exchange, auf die ich mich so richtig freue, da mangels Vertrauen in Stabilität und Verlässlichkeit sehr umfangreiche Tests nötig werden können, auch ein Providerwechsel ansteht. Gottlob sind testweise bisher nur zwei Domains davon betroffen. Von der verschwendeten Zeit einmal ganz abgesehen - dabei sah es zu Beginn gar nicht mal schlecht aus: Wer Open XChange erstmalig sieht und Outlook Web Access o.ä. gewohnt war, der wird relativ leicht damit zurecht kommen. Dumm nur, wenn man etwas genauer hinsieht...

Gut funktioniert hat hingegen der Outlook Uploader - bis auf das fehlende Syncing, was bei einem Fehler während des Syncprozesses richtig üble Schmerzen verursacht - wem sein Windows wegen eines automatischen Updates mal eben mittendrin herunterfährt, der wird sich freuen und den Entwickler verfluchen.

Mein Fazit ist, das für mich und meine Bedürfnisse Open XChange nicht einsetzbar ist. Es wirkt wie ein halbfertiges Beta-Produkt, bei dem Schwerpunkt auf eine gute Optik der Web-Oberfläche gelegt wurde. Die Funktion - insbesondere im Zusammenspiel mit Outlook - lässt leider viel zu viel zu wünschen übrig.

Deshalb - und dieser Entschluss steht fest - endet mein Ausflug in die Open XChange-Welt so schnell wie er begonnen hat. Morgen gibt's hoffentlich wieder das echte Exchange. Bei allen Nachteilen die es hat, funktioniert es im Zusammenspiel mit Outlook doch ganz ausgezeichnet. Sorry!

Ich bin überzeugt davon, das es viele zufriedene Anwender gibt. Ich bin es leider nicht.

[Martin Heiland]

Ich hatte keinesfalls vorgeschlagen, dass Sie Ihren Anbieter öffentlich "outen", sondern dass Sie mich persönlich anschreiben. Weiterhin fehlen sämtliche wichtige Informationen wie Versionsnummern der eingesetzten Software. Da Sie offenbar in der gleichen Branche tätig sind, sollten Sie um die Wichtigkeit dieser Information zur Problemlösung wissen. Möglicherweise betrifft das Problem auch andere Anwender, denen kann nun leider auch nicht geholfen werden. Schade.

Selbstverständlich ist es Ihre Entscheidung, welche Software Sie einsetzen. Ich hatte mir aus dem vielversprechenden ersten Posting lediglich etwas mehr Bereitschaft zur konstruktiven Verbesserung erhofft. Stattdessen wiederholen Sie die bereits geäußerte Meinung. Die kam bereits in Englisch sehr gut rüber.

Es ist es schade, dass diese Probleme zuerst bis zum Softwarehersteller eskaliert werden, statt sie dem Anbieter mitzuteilen. Häufig können Missverständnisse bereits dort gelöst werden. Gut die Hälfte der genannten Probleme werden nicht durch Fehlfunktion der Software ausgelöst sondern durch bewusste Anpassungen des Anbieters oder schlicht Feature die anders als erwartet implementiert wurden. Einige der restlichen Probleme können durchaus durch fehlerhafte Konfiguration entstehen.

Ich möchte, erneut, nicht leugnen, dass es tatsächlich unterschiedliches Verhalten im Vergleich zur Kombination Outlook<->Exchange gibt. Sicherlich gibt es einige liebgewonnene Features, die man bei einem geringfügig anderen Funktionsumfang sehr vermisst. Wir arbeiten an der ständigen Verbesserung der Software.